Representantes do Departamento Comercial da Repromaq estiveram reunidos com o prefeito Aluísio Veloso/PT, alguns secretários e servidores na manhã desta segunda-feira (7). O objetivo foi apresentar uma proposta de digitalização de documentos e do arquivo municipal.
De acordo com o secretário de Administração e Gestão de Pessoas, Sudário Macedo, a empresa procurou a secretaria para tratar sobre o assunto. A partir daí, foi agendada a reunião para uma apresentação, que detalhou como funciona o processo de digitalização desses documentos.
O representante da empresa, Edson Barbosa, falou sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e da realidade dos arquivos das prefeituras, que estão sempre lotados. Segundo explicou o representante, o GED é um conjunto de tecnologias para gerenciamento, organização, compartilhamento e publicação de documentos em diversas mídias (CD, DVD, pen drive, HD, entre outros).
A digitalização consiste na transformação de um documento físico (papel) para o formato digital, por meio de processos organizacionais que permitem fácil localização. Edson Barbosa contou ainda que o processo vai além do simples scanneamento dos documentos, é uma série de trabalhos que incluem: preparação; digitalização; tratamento de imagem; processamento; indexação (criação de índices para classificar os documentos permitindo fácil recuperação); exportação (publicação da informação) e preparação dos documentos para devolução ao usuário.
Durante a apresentação da proposta, os presentes puderam assistir a uma demonstração do processo de scanneamento e tirar algumas dúvidas com o representante da Repromaq.
Edson Batista disse que, em breve, enviará uma equipe técnica para analisar a situação do arquivo municipal e apresentar os custos do trabalho de digitalização.
É importante ressaltar que nenhum acordo foi fechado com a empresa e que, para realizar um trabalho de digitalização em documentos pertencentes à administração municipal, é necessária a abertura de um processo licitatório.
